Het effect van in de spiegel kijken

Gemeenten moeten meer doen met minder middelen. Een deel van de oplossing kan liggen in de interne organisatie. Ook externe samenwerking kan een manier zijn om de kwaliteit van de organisatie op peil te houden en de kwetsbaarheid te verminderen. De gemeenten Meppel (32.000 inwoners) en Westerveld (19.000 inwoners) kozen daarvoor. Maar hoe ga je dat proces op een goede manier met elkaar aan?

Samenwerking op gang brengen

Als Collegamento kenden we de gemeente Meppel al van een eerdere opdracht op het gebied van management development. Voor dit nieuwe traject had men behoefte aan een partij die kon helpen de beoogde ambtelijke samenwerking verder op gang te brengen, door duidelijk te maken wat zo’n proces allemaal met zich meebrengt als het gaat om zaken als strategie, management en processturing in de organisatie.

Eén taal spreken

In overleg met beide gemeenten hebben we gekozen voor een aanpak die vooral gericht is op ondersteuning bij het inrichten en aansturen van het proces. Daarbij hebben we vanaf het begin onderstreept hoe belangrijk het is dat alle betrokkenen één taal spreken. Alleen dan kun je zeker weten dat iedereen hetzelfde bedoelt; een essentiële voorwaarde voor effectieve samenwerking. Hoe beter mensen in twee organisaties elkaar begrijpen, hoe beter je de ontwikkeling en aansturing van die organisaties op één lijn krijgt.

Samenwerken is niet hetzelfde als samenvoegen

Onze aanpak was niet zozeer gericht op de inhoud als wel op hoe je grip houdt op het proces en ruimte blijft geven aan de diversiteit binnen beide gemeenten. Samenwerking betekent niet automatisch dat je afdelingen en teams moet gaan samenvoegen. Het is in de eerste plaats een ambitie die je collectief moet uitstralen. Daar gaat het om, dus we zagen het als een primaire taak om ervoor te zorgen dat de leidinggevenden dit met elkaar omarmden.

“Bij hun afscheid zeiden drie vertrekkende collega’s allemaal dat ze op het gebied van leiderschap echt stappen vooruit hebben gezet. Daar profiteert de hele organisatie van, want het straalt af op hun collega’s. Dat is een heel belangrijke factor gebleken.”
Astrid Schulting, gemeentesecretaris en algemeen directeur gemeente Meppel

Spiegel

We hebben heel concreet handvatten aangedragen, manieren om dingen te organiseren en aan te pakken. Hoe pleeg je bijvoorbeeld goede interventies richting elkaar (management) en de organisatie? En hoe krijg je inzicht in waarom bepaalde dingen wel of niet moeten gebeuren? We hebben ook steeds de managers en teamleiders een spiegel voorgehouden, om hen bewust te maken van hoe ze dingen deden en hoe dat effectiever zou kunnen. Dat werd erg gewaardeerd en het leverde ook duidelijk resultaat op. Soms moet je gewoon even (anders) naar iets kijken om het op de juiste manier te zien.

Frank Hermsen

Frank Hermsen

Adviseur bij Collegamento

Frank Hermsen helpt opdrachtgevers vooral bij het effectiever laten functioneren van managers en medewerkers in de praktijk. Zijn kracht is om te zorgen dat wat bedacht is in de praktijk gaat – en blijft werken.


Meer nieuws

Bouwen in Zuid-Holland

Geslaagde inspiratiesessie ‘matchen en mixen’

Verzorgd Wonen Nieuwegein