De veranderopdracht van de Toegang in Delft (3)

Van gemeentelijke projectorganisatie naar zelfstandige B.V.

In twee voorgaande blogs gaf ik u een inkijkje in een uitdagende veranderopdracht die ik de afgelopen periode heb mogen begeleiden bij de gemeente Delft. Ik vertelde u hoe we met de Toegang – als tijdelijke projectorganisatie – de weg naar verzelfstandiging zijn ingeslagen. In deze derde blog zal ik uiteenzetten hoe we in december 2017 zijn gekomen tot de oprichting van een nieuwe organisatie, in de vorm van een B.V.

Nota als basis voor essentiële keuzes

De ambtelijke keuze om de Toegang om te vormen tot een zelfstandige B.V. werd al gemaakt in juni 2017. De volgende stap was op politiek niveau groen licht te krijgen voor de verzelfstandiging. Daarom hebben we voor het college van burgemeester en wethouders een nota opgesteld met een helder overzicht van de afgesproken uitgangspunten en doelen. Een belangrijke mijlpaal. De nota is een onmisbare basis om in het verdere traject keuzes te kunnen maken.

In de late nazomer van 2017 werd onze nota behandeld in het college. Wat de tussenliggende fase voor ons extra spannend maakte, is dat wij in afwachting van het officiële besluit van het college al diverse activiteiten zijn gaan voorbereiden voor de oprichting van de nieuwe organisatie. Bijvoorbeeld in gesprek met de notaris over de oprichtingsakte. Belangrijke vragen waarop zo’n akte antwoord geeft, zijn:

Ÿ Wat is de doelstelling van je organisatie?

Ÿ Wat kan en mag de directeur-bestuurder wel en wat niet?

Ÿ Wat is de rol van de Raad van Commissarissen?

Ÿ Welke verantwoordelijkheden heeft de aandeelhouder?

In oktober 2017 heeft het college een voorgenomen besluit genomen. Na behandeling in de gemeenteraad is op 12 december 2017 definitief besloten tot de oprichting van de B.V., met als passende naam ‘Delft Support’.

Selectie van RvC en directeur

Ter voorbereiding op de oprichting zijn we op zoek gegaan naar leden voor de Raad van Commissarissen. Verder hebben we heel zorgvuldig gekeken naar de werving en selectie van een directeur-bestuurder. We hebben daarvoor een functieprofiel opgesteld dat we extern hebben laten toetsen. Mede op basis daarvan is besloten de voormalige manager van de Toegang aan te stellen als directeur-bestuurder van Delft Support.

Multi-projectmanagement

Naarmate de vorming van de B.V. naderde, ontstonden er nieuwe vraagstukken. De gevolgen op individueel niveau kwamen steeds helderder in beeld en belangen gingen een steeds belangrijker rol spelen. Afspraken en spelregels kregen een diffuse invulling en al snel ontstond een nieuwe context. Er was veelvuldig sprake van multi-projectmanagement: meerdere projecten en processen interfereerden met elkaar. Om deze problematiek het hoofd te bieden, hebben we ‘zijwaartse lijnen’ verwijderd, duidelijke regels afgesproken per project en zijn we de diverse projecten in samenhang gaan managen.

Omgaan met medewerkers, processen en systemen

De B.V. is operationeel vanaf 1 januari 2018. Dat had nog veel voeten in de aarde, want na de officiële oprichting moesten er allerlei procedures officieel worden vastgelegd. Dat gold bijvoorbeeld voor het aannemen van medewerkers die in de oude situatie al via allerlei partnerorganisaties voor de Toegang werkten. We hebben hen en hun organisaties vanaf het begin betrokken bij het proces en ook aangegeven wat ons doel was. En dat heeft gewerkt. Uiteindelijk is vrijwel iedereen meegegaan naar de nieuwe organisatie. De oprichting van de B.V. had uiteraard ook consequenties voor de bijna 30 gemeenteambtenaren die bij de Toegang werkten. Hiervoor moest een organisatieplan voor de Ondernemingsraad worden geschreven en overleg gevoerd met het GO, het Georganiseerd Overleg van betrokken vakbonden. Dat laatste moet resulteren in een sociaal plan met passende regelingen, compensaties en dergelijke.

Een tweede punt van aandacht na de oprichting van Delft Support betreft de vele processen en systemen die we moeten gaan ontvlechten. De nieuwe B.V. is immers geen gemeentelijke afdeling meer, maar een aparte entiteit. Voor die operatie hebben we het jaar 2018 gereserveerd. Het wordt een echt inregeljaar.

Op naar een vergelijkbare uitdaging!

Na twee jaar intensief bij dit mooie project betrokken te zijn geweest, zal mijn rol de komende tijd beperkter worden. Ik heb er alle vertrouwen in dat het ‘gewoon’ goed zal gaan met de B.V. Delft Support. Dat er schouder aan schouder met de gemeente Delft invulling wordt gegeven aan de ondersteuning van kwetsbare inwoners. Intussen heb ik veel zin om voor andere gemeenten een vergelijkbare uitdaging op te pakken. De afgelopen periode heb ik veel specifieke kennis en ervaring opgedaan die ik graag opnieuw inzet.

 


Meer nieuws

Bouwen in Zuid-Holland

Geslaagde inspiratiesessie ‘matchen en mixen’

Verzorgd Wonen Nieuwegein