Hoe maak je zelfstandig werken werkend?

In de zorg wordt steeds meer gewerkt met zelfstandige teams. Het overstappen op deze manier van werken heeft impact op de hele organisatie. Wanneer het ook nog eens in een relatief kort tijdsbestek moet gebeuren, mag je rustig spreken van een uitdaging.

Over naar zelfstandige teams

Zo’n uitdaging deed zich voor bij Carinova, zorgorganisatie met zo’n 3.300 medewerkers en 12.800 cliënten. De organisatie ontwikkelde een nieuwe visie op zorg, met een focus op het vergroten van de zelfredzaamheid van de cliënt en het optimaal benutten van diens sociale netwerk. Uit deze visie kwamen enkele strategische keuzes voort, waaronder het werken met zelfstandige teams in alle geledingen van de organisatie. Er werd gekozen voor een voortvarende aanpak: in relatief korte tijd zijn het nieuwe bedrijfsmodel en een andere werkwijze geïmplementeerd, en dat allemaal naast de dagelijkse werkzaamheden. In dit proces heb ik als adviseur een ondersteunende rol mogen spelen.

Veranderprogramma

Samen met het RDO (Raad van bestuur en directie) van Carinova heb ik een veranderprogramma ingericht om het werken met zelfstandige teams vorm te geven. Daarbij heb ik ook ondersteuning geboden bij het vinden van de juiste mix tussen top-down en bottom-up, tussen kaders en vrijheidsgraden. Verder heb ik erop heb toegezien dat de veranderingen op een goede manier zouden worden geïntegreerd in alle processen, zowel primair als ondersteunend. Op basis van het veranderprogramma hebben we een projectorganisatie opgezet om de transitie in goede banen te leiden. Tijdens het daadwerkelijke transitieproces bood ik de nodige begeleiding aan zowel de projectorganisatie als het RDO.

De vraag in beeld brengen

Om de vertaalslag van theorie naar praktijk goed te kunnen maken, zijn we eerst gaan inventariseren wat er onder de medewerkers leefde aan ideeën en wensen. Door de medewerkers direct bij het proces te betrekken en met elkaar te verbinden, kregen we een helder beeld van de vraag en kwam ik tot de conclusie dat het wenselijk was om de centrale regie van de organisatie dichter bij de teams te organiseren. Vervolgens hebben we pilotteams ingezet om te onderzoeken of de vorm van zelforganisatie die was bedacht ook zou werken in de praktijk. Dit heeft waardevolle informatie opgeleverd over de effecten van de verandering, de noodzakelijke in te vullen randvoorwaarden (resultaten en kaders) en de gehanteerde aanpak. Deze informatie is gebruikt als input voor het organisatiebrede transitietraject, voor het bijsturen van al eerder uitgedachte processen en het realiseren van een effectieve aansluiting van de ondersteunende diensten op het primaire proces en de veranderende rol van het management.

“Voor mij was Myriam iemand met een onafhankelijke kritische blik die ons steeds een spiegel heeft voorgehouden. Belangrijk was dat wij de regie hebben kunnen houden over het totale proces en dat we ons niet teveel met details hoefden bezig te houden. Iedereen wist wat hij moest doen.”
Leontine Verhoeven, bestuurder bij Carinova

Typisch Collegamento

Per saldo zijn we erin geslaagd een situatie met veel ideeën, initiatieven en werkgroepen binnen de gestelde tijd om te buigen naar een heldere structuur met 120 zelfstandige teams. Deze teams geven aan dat ze beter kunnen inspelen op de vraag van cliënten doordat ze meer ruimte hebben gekregen. De soepele en succesvolle overgang naar de nieuwe structuur is een direct gevolg van de gehanteerde werkwijze. We hebben een goed fundament gelegd door eerst de noodzakelijke randvoorwaarden in te vullen. Met een heldere aanpak hebben we beleid werkend gemaakt in de praktijk. Typisch Collegamento, zou ik zeggen.

Myriam Sluijter

Myriam Sluijter

Adviseur bij Collegamento

Myriam is een adviseur met meerjarige werkervaring op het gebied van strategie- en interne organisatieontwikkelingen en weet strategisch perspectief te combineren met innoverende bedrijfsconcepten.


Meer nieuws

Bouwen in Zuid-Holland

Geslaagde inspiratiesessie ‘matchen en mixen’

Verzorgd Wonen Nieuwegein